+48 22 290 55 44 info@staworzynski.com

Tytuł

Audyt operacyjny (efektywności)

Jednym z istotnych kroków optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa jest postawienie odpowiedniej diagnozy stanu obecnego, zdefiniowania słabych i mocnych stron w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa oraz wskazania kluczowych ograniczeń i wąskich gardeł w rozwoju biznesu.

W celu przeprowadzenia takiej diagnozy realizujemy audyt operacyjny (efektywności procesów).

Na podstawie audytu operacyjnego przygotowujemy optymalny model biznesowy funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz plan restrukturyzacji obejmujący niezbędne działania usprawniające. Metodyka realizacji audytu operacyjnego (efektywności), którą stosujemy jest opata na kilkunastoletnim doświadczeniu w realizacji działań usprawniających i poprawiających efektywność. Opieramy się również na kilkudziesięcioletnim doświadczeniu międzynarodowej grupy doradczej w ramach której realizowaliśmy transfer know-how do krajów rozwijających się. Dzięki realizacji audytu operacyjnego przeprowadzana jest obiektywna oceny skuteczności, gospodarności i wydajności (economy, efficiency, effectiveness - 3xE/3E) kluczowych procesów zachodzących w danej jednostce biznesowej lub administracyjnej. Ocena 3E obejmuje:

  • Ekonomia - minimalizacja kosztów niezbędnych zasobów - wytwarzanie możliwie jak najtaniej. 
  • Efektywność - realizacja we właściwy sposób przy minimalnym wysiłku i racjonalnym zaangażowaniu kluczowych zasobów. 
  • Skuteczność - poziom realizacji celów i oczekiwań klienta (zewnętrznego i wewnętrznego), czyli skuteczność realizacji właściwych rzeczy.

Poniżej przedstawiamy przykładowy plan oraz zakres realizacji takiego audytu dla przedsiębiorstwa:

1. Konkurencyjność naszej oferty

  • Zakres merytoryczny obejmuje całościowo najważniejsze procesy wewnętrzne i opcjonalnie zewnętrzne firmy.
  • Koncentracja audytu skierowana będzie na niskonakładowe optymalizacje oparte na najlepszych praktykach stosowanych na całym świecie od kilkudziesięciu lat.
  • Manager prowadzący posiada ponad 20 letnie doświadczenie zawodowe i przeprowadził w tym czasie kilkaset projektów, szkoleń i wykładów z zakresu optymalizacji procesów w różnych obszarach przedsiębiorstw.
  • Forma realizacji i przekazu „know-how” jest oparty przede wszystkim na bogatym doświadczeniu praktycznym osoby prowadzącej.
  • Audyt zakłada uwzględnienie specyfiki przedsiębiorstwa, jego wielkości, rodzajów procesów, różnorodności i wielkości produkcji.

 

2. Cele audytu

  • Przed realizacją niniejszego audytu proponujemy wyznaczenie następujących kluczowych celów:
  • Diagnoza stanu obecnego, sposobu organizacji pracy i realizacji kluczowych procesów.
  • Opracowanie propozycji optymalnego modelu biznesowego firmy.
  • Przedstawienie propozycji wprowadzania kluczowych wskaźników efektywności zasobów i jakości procesów firmy.
  • Przygotowanie kompleksowego planu realizacji działań usprawniających.
  • Przeprowadzenie analizy SWOT – szans, zagrożeń, słabych i mocnych stron proponowanych działań.
  • Przeprowadzenie etatyzacji (określenie zapotrzebowania na personel) - opcjonalnie w wersji rozszerzonej audytu.
 

3. Zakres merytoryczny audytu:

 

ETAP 1 - Analiza i diagnoza stanu obecnego.

Zostaną przeprowadzone obserwacje i analizy stanu obecnego, sposobów organizacji pracy, planowania, monitorowania i rozliczania wykonywanych zleceń.  Przeanalizowane zostaną mocne i słabe strony obecnej organizacji procesów. Diagnoza stanu obecnego przeprowadzona zostanie w następujących procesach:

1. Weryfikacja organizacyjnej i finansowej struktury firmy.

  • analiza oraz weryfikacja prawidłowości podziału kluczowych zadań i odpowiedzialności,
  • analiza struktury kosztów (opcjonalnie).

2. Planowanie.

  • planowanie wraz z weryfikacją dostępności niezbędnych zasobów,
  • uzupełnianie braków na etapie planowania,
  • sposób przepływu informacji (gromadzenie i aktualizacja),
  • monitoring realizacji i rozliczanie wykonanych zleceń.

3. Przygotowanie zasobów.

  • weryfikacja dostępności niezbędnych zasobów (surowce, pracownicy, maszyny),
  • przygotowanie do realizacji planowanych zleceń.

4. Realizacja zleceń – (produkcja/usługi/remonty). 

  • organizacja pracy, metod pracy i realizacji zleceń,
  • efektywność czasu pracy pracowników i wykorzystania maszyn,
  • przepływ realizacji zleceń materiału w procesie wytwarzania,
  • usuwanie błędów i braków powstałych w trakcie wytwarzania,
  • rejestracja i analiza zakłóceń (oczekiwanie, brak dostępności zasobów, błędy etc.),
  • monitoring realizacji zlecenia w toku i rozliczanie zleceń wykonanych,
  • terminowość realizacji w aspekcie terminów dostawy do klienta

5. Zarządzanie jakością. 

  • mierniki jakościowe (wewnętrzne i zewnętrzne),
  • kontrola jakości realizacji wyrobów wzdłuż procesu wytwarzania,
  • monitorowanie, rejestracja i sposób rozwiązywania problemów jakościowych,
  • podejmowanie działań zapobiegawczych w powstawaniu kluczowych problemów jakościowych.

6. Rozwój techniczny.

  • rozwój produktów i usług oraz standardowa dokumentacja,
  • standaryzacja procesów technologicznych i zarządzanie zmianami technicznymi.

7. Techniczne utrzymanie ruchu.

  • prewencyjne i autonomiczne utrzymanie ruchu,
  • zarządzanie remontami i pracami konserwacyjnymi maszyn,
  • usuwanie awarii i bieżące naprawy,
  • efektywność działań utrzymania ruchu.

8. Logistyka i gospodarka materiałowa.

  • przyjęcia dostaw i weryfikacja ich zgodności z zamówieniem,
  • kontrola poziomu zapasów i dostępności materiału, szybkość rotacji,
  • magazynowanie i organizacja magazynu,
  • przepływ materiałów, wydania do produkcji.

9. Sprzedaż.

  • ustalanie terminów realizacji zleceń i ich weryfikacja (dostępność niezbędnych zasobów),
  • sposób kalkulacji kosztów dla nowych produktów i usług.

10. Zakupy.

  • sposób przepływu informacji dotyczących zapotrzebowania na materiały wytwórcze,
  • analiza rotacji materiału systematycznie rotującego,
  • postępowanie z materiałami nietypowymi (zamówienia incydentalne),
  • przepływ informacji o dostępności materiałów do realizacji bieżących zleceń,
  • czas i terminowość realizacji zleceń zakupowych,
  • weryfikacja i monitoring prawidłowości dostaw zamówionych materiałów.

ETAP 2 - Weryfikacja kompetencji pracowników.

Przeprowadzenie w w/w obszarach weryfikacji kompetencji pracowników metodą wywiadowczą wśród kluczowych osób (główne zadania). Ocena ukierunkowana będzie na weryfikację niezbędnych umiejętności stosowania dobrych praktyk w efektywnym zarządzaniu danymi procesami:

1. Zarządzanie przez cele.

  • weryfikacja obecnie stosowanych wskaźników i analiza ryzyka (prawidłowa rejestracja),
  • analiza możliwości wprowadzenia nowych obiektywnych wskaźników w połączeniu z systemem motywacyjnym

ETAP 3 - Etatyzacja (opcjonalnie).

Przeprowadzenie pomiarów i obliczeń zapotrzebowania na personel na podstawie następujących danych:

  • obserwacje migawkowe i fotografie dnia roboczego.
  • zapis własny i szacowanie.
  • obecnie stosowane/dostępne w firmie (jeżeli są) normy planowanej czasochłonności.

 

W przypadku zainteresowania warunkami realizacji niniejszego audytu w Waszej firmie prosimy o kontakt:

http://staworzynski.com/?pl_kontakt,182

 

Tagi:

Audyt efektywności procesów, performance audit, audyt efektywnego wykorzystania zasobów firmy, kontrola efektywności procesów,

diagnoza stanu obecnego firmy, diagnoza efektywności procesów, opracowanie planu restrukturyzacyjnego, plany restrukturyzacyjne, restrukturyzacja firmy. 

ZOSTAŃMY W KONTAKCIE